前言
Word邮件合并功能可以解决在Word中批量填写内容的需求,当需要大量格式相同,只修改少数相关内容时,例如利用Word制作工资条,通知函,奖状等等,同时操作也非常简单灵活。下面通过例子来说明邮件合并的使用方法。
实现步骤
需求
每个月通过邮件发送考勤数据给员工进行核对,数据表如下:
如果只是普通的一对一,直接引用就可以了,网上搜索工资条制作有很多教程,这个表可以看出我的数据是一对多,1个员工对应3行数据,在引用的时候会比较麻烦,在不改变考勤表整体结构的前提下,进行合并数据。
新建邮件模版
新建word文档,根据需求制作一个模版,如下:
邮件合并
邮件→开始邮件合并→邮件合并分步向导
因为需求是发送邮件就选择电子邮件,电子邮件的模版就选择当前文档,邮件收件人添加考勤数据表(表中要包含邮箱列,后面发送邮件需要使用)
第三步添加考勤表,选择对应的sheet表,并将空记录取消勾选
添加数据
在对应单元格插入合并域
通过三个表可以看出员工信息部分的合并于插入是没什么问题的,只要找到对应的行就行了,由于第一行是一个大标题,所以是<<F1>>
、<<F1>>
,正常表格应该是表头名称比较好区分。
员工信息部分使用了合并单元格,三行合并成一行,邮件合并功能并不能进行跨行引用,只能取到【正班】的信息,所以【加班】使用了<<下一记录>><<F10>>
,意思是【正班】的下一行记录,而【请假】也是用的<<下一记录>><<F10>>
,因为上面的<<下一记录>>
对后面的所有数据引用都产生了影响,包括收件人邮箱信息(后面会说怎么处理)。所以只需要在第一列用<<下一记录>>
就可以了。
数字格式
有时我们的数据可能需要保留小数位,而我们生成的文档都是整数,所以需要修改一下,鼠标定位单元格按Shift+F9
单个域,或者AIt+F9
所有域,显示效果如下:
在后面输入\#0.0
,表示该数据保留一位小数。其他样式对应的代码可以直接网上搜索一下。
预览结果
正常来说我们是能通过点击【编辑单个文档】查看我们生成的所有数据的,但是由于上面使用了<<下一记录>>
这个规则,导致只能下一页查看,并且有很多的错乱文档,如下:
好在发送邮件只会发送有邮箱号的数据,所以也不用太在意这些无用的数据,只要保证能正常匹配到邮箱信息即可。
邮件发送
邮件合并发送邮件只能通过Outlook邮箱,所以需要设置好邮箱信息,设置方法自行百度。
上面说过<<下一记录>>
会对收件人邮箱产生影响,【收件人】其实是在文档最后调用了一个域代码<<F3>>
,上面引用了两个<<下一记录>>
,导致我们这里取到的邮箱向下偏移了两行,合并单元格数据默认位置是第一行,如果我们不做其他设置,就会发现邮件收到的信息是错位的信息。
只会发送有邮箱号的记录,用这个思路我们可以对邮箱显示的位置进行调整一下,如下图:
只需要将邮箱的位置下移两行就可以正常使用了。
结束
回过头来看设置方法还是挺简单的,查资料测试了2天才勉强解决,记录一下。
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